Dobry pomysł i efektowny scenariusz nie wystarczą, jeśli wybrany obiekt nie jest przygotowany do sprawnej realizacji wydarzenia. W przypadku eventów motoryzacyjnych trzeba skoordynować pracę wielu zespołów, ruch samochodów, aktywności na torze, część konferencyjną, branding, catering, a często również noclegi i transport uczestników.
Dlatego agencja eventowa nie powinna szukać wyłącznie atrakcyjnej lokalizacji. Potrzebuje partnera, który rozumie specyfikę wydarzeń motoryzacyjnych, potrafi ocenić wykonalność pomysłu i bierze odpowiedzialność za swój obszar realizacji. Na co zwrócić uwagę przed miejsce realizacji wydarzenia?
Partnerstwo już na etapie tworzenia koncepcji
Współpraca z partnerem nie powinna zaczynać się dopiero w dniu montażowym. Doświadczony zespół powinien włączyć się w projekt wcześniej: poznać cel wydarzenia, liczbę uczestników, profil gości, planowane aktywności i oczekiwany efekt.
Agencja może przyjść z gotowym scenariuszem, ale nie musi. Rolą organizatora jest również podpowiedzenie, które rozwiązania najlepiej wykorzystają dostępną infrastrukturę, ile czasu trzeba przeznaczyć na poszczególne aktywności i jak podzielić uczestników, aby uniknąć przestojów.
Już podczas pierwszej rozmowy warto ustalić:
termin i czas trwania wydarzenia,
przewidywaną liczbę uczestników,
rodzaj i liczbę wykorzystywanych samochodów,
charakter wydarzenia – premiera, jazdy testowe, szkolenie, konferencja czy integracja,
zapotrzebowanie na noclegi, gastronomię i obsługę techniczną,
zakres wyłączności oraz dodatkowe atrakcje.
Infrastruktura dopasowaną do scenariusza
Dobrze zaplanowany event często obejmuje kilka aktywności realizowanych równolegle: jazdy dynamiczne, ćwiczenia z instruktorami, prezentację produktu, konferencję, strefę ekspozycyjną i przestrzeń do rozmów.
Dlatego przed wyborem lokalizacji warto sprawdzić:
- jakie strefy można wydzielić i wykorzystywać równolegle,
- jak będzie przebiegał ruch samochodów i uczestników,
- czy część torową można połączyć z konferencją, ekspozycją i cateringiem,
- jakie zaplecze otrzymają organizatorzy, prowadzący oraz ekipa techniczna.
Na Autodromie Jastrząb program może zostać podzielony między kilka grup pracujących równolegle. Standardowo jedna grupa szkoleniowa liczy do 6 osób na instruktora. W zależności od programu i rodzaju wydarzenia jednocześnie może działać do 6 grup szkoleniowych na torze asfaltowym, 2 grupy na torze off-road, 1 grupa na testach drogowych i kilka grup w budynku. Pozwala to przygotować zarówno kameralne szkolenie, jak i większe wydarzenie z rotacją uczestników między strefami.
Wsparcie w układaniu harmonogramu
Jednym z najczęstszych wyzwań podczas eventu motoryzacyjnego jest logistyka. Sam atrakcyjny zestaw aktywności nie gwarantuje dobrego doświadczenia uczestników. Jeśli jedna strefa trwa 15 minut, a kolejna 40, szybko pojawiają się kolejki, opóźnienia i puste przebiegi.
Partner powinien pomóc zaplanować:
- czas odpraw i przejazdów,
- rotację uczestników między strefami,
- liczbę osób oraz instruktorów w każdej aktywności,
- przerwy, posiłki i przemieszczanie się grup,
- czas potrzebny na przygotowanie samochodów,
- zapas na sytuacje nieprzewidziane.
Z perspektywy uczestnika wydarzenie powinno przebiegać swobodnie. Za tą swobodą zwykle stoi jednak bardzo precyzyjny plan.
Jasne zasady bezpieczeństwa
Wydarzenie motoryzacyjne wymaga procedur, których nie można traktować jako dodatku do programu. Przed realizacją agencja powinna otrzymać jasne informacje:
- kto odpowiada za poszczególne strefy,
- jak przebiega odprawa uczestników,
- jakie zasady obowiązują podczas przejazdów,
- w jaki sposób zespół reaguje w sytuacji awaryjnej.
Na Autodromie Jastrząb każda osoba biorąca udział w zajęciach przechodzi odprawę, a aktywności prowadzone są przez certyfikowanych instruktorów. Liczebność grup i przebieg ćwiczeń dopasowywane są do programu oraz doświadczenia uczestników.
Istotna jest również sprawna komunikacja między zespołem obiektu, agencją, instruktorami i osobami odpowiedzialnymi za produkcję. Każdy powinien znać zakres swojej odpowiedzialności jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia.
Plan na różne warunki pogodowe
Deszcz nie musi oznaczać odwołania eventu. W przypadku szkolenia z bezpiecznej jazdy mokra nawierzchnia może wręcz stworzyć wartościowe warunki do ćwiczeń. Uczestnicy mają wtedy możliwość sprawdzenia, jak zmieniają się przyczepność, droga hamowania i zachowanie samochodu.
Partner realizacyjny powinien jednak mieć przygotowany plan działania również na wypadek ekstremalnych zjawisk atmosferycznych. Burza z gradem może wymagać czasowego wstrzymania aktywności lub zmiany kolejności punktów programu. Dlatego ważna jest możliwość przeniesienia części wydarzenia do budynku i elastycznego dostosowania harmonogramu.
Jeszcze przed wydarzeniem trzeba więc ustalić trzy kwestie:
- które aktywności mogą odbywać się w deszczu,
- co można przenieść do budynku lub zrealizować w innej kolejności,
- w jakich warunkach konieczna będzie przerwa.
Możliwość wynajęcia obiektu na wyłączność
Przy premierach nowych modeli, jazdach dla mediów, spotkaniach dealerskich czy zamkniętych szkoleniach flotowych wyłączność często ma kluczowe znaczenie. Daje większą kontrolę nad harmonogramem, ruchem na obiekcie, ekspozycją samochodów i identyfikacją wizualną marki.
Autodrom Jastrząb można wynająć na wyłączność. Zakres udostępnionej infrastruktury i wycena zależą od terminu, czasu trwania wydarzenia oraz planowanych aktywności. Warto omówić tę kwestię już na początku, szczególnie gdy projekt jest objęty poufnością lub wymaga zamknięcia poszczególnych przestrzeni dla osób postronnych.
Zaplecze techniczne i swoboda w brandingu
Scenografia, ekrany, nagłośnienie, oznakowanie tras, flagi, ekspozytory czy indywidualna zabudowa sprawiają, że uczestnik od pierwszej chwili znajduje się w świecie marki. Infrastruktura obiektu powinna umożliwiać wykorzystanie własnych materiałów promocyjnych i sprzętu multimedialnego, a jednocześnie jasno określać warunki ich montażu.
Na Autodrom Jastrząb można przywieźć własne elementy brandingu oraz wyposażenie techniczne. Mogą to być m.in.:
- ekrany, nagłośnienie i sprzęt multimedialny,
- flagi, ekspozytory i oznakowanie tras,
- elementy scenografii oraz indywidualnej zabudowy,
- materiały promocyjne i wyposażenie stref produktowych.
Zespół Autodrom Jastrząb pomaga w przygotowaniu montażu, dlatego wcześniej należy przekazać specyfikację sprzętu i planowanych instalacji. Pozwala to zweryfikować wymagania oraz właściwie zaplanować dzień montażowy.
Wszystko w jednej lokalizacji
Im mniej dodatkowych transferów, tym łatwiejsza logistyka i mniejsze ryzyko opóźnień. W jednej lokalizacji można połączyć:
- aktywności motoryzacyjne,
- konferencję lub prezentację,
- przerwy kawowe i posiłki,
- kolację oraz część integracyjną,
- nocleg dla uczestników i zespołu organizacyjnego.
Autodrom Jastrząb dysponuje hotelem z 26 pokojami. Przy wydarzeniach kilkudniowych pokoje mogą zostać zablokowane dla grupy. Menu i sposób organizacji posiłków ustalane są zgodnie z charakterem eventu oraz jego harmonogramem. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy kilka grup pracuje rotacyjnie i przerwy muszą być zsynchronizowane z aktywnościami na torze.
Obsługa wydarzeń międzynarodowych
Jeżeli w wydarzeniu uczestniczą przedstawiciele zagranicznych oddziałów, dealerzy, dziennikarze lub partnerzy biznesowi, obsługa w języku angielskim powinna obejmować nie tylko recepcję, lecz przede wszystkim instruktaże i materiały szkoleniowe.
Na życzenie Autodrom Jastrząb zapewnia anglojęzycznych instruktorów oraz materiały w języku angielskim. Taką potrzebę najlepiej zgłosić już podczas pierwszej rozmowy, aby uwzględnić odpowiedni zespół przy rezerwacji terminu.
Ważnym elementem, który sprawdzają klienci międzynarodowi jest dogodny dojazd z lotniska Okęcie w Warszawie. Bez korków, cały czas drogą szybkiego ruchu, dojedziemy do Autodromu w około godzinę.
Elastyczność terminów i godzin realizacji
Nie każde wydarzenie mieści się w standardowych godzinach pracy. Premiery, spotkania dla mediów, kolacje i kilkudniowe programy często wymagają realizacji wieczorem lub w weekend.
Biuro obsługi Autodromu Jastrząb pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00. Eventy i szkolenia mogą natomiast odbywać się przez siedem dni w tygodniu, również wieczorami, po wcześniejszej rezerwacji.
Nie tylko przestrzeń, ale również doświadczenie uczestników
Program mogą uzupełnić m.in.:
- przejazdy z instruktorem,
- drift – taxi,
- symulatory,
- zadania i próby motoryzacyjne dopasowane do uczestników.
Nie każda atrakcja będzie jednak odpowiednia dla każdego wydarzenia. Powinna wspierać jego cel, pasować do profilu gości i mieścić się w harmonogramie.
Partner realizacyjny powinien pomóc agencji dobrać aktywności, a nie jedynie przedstawić ich listę. Innego scenariusza potrzebuje szkolenie kierowców flotowych, innego premiera samochodu, a jeszcze innego integracja, której głównym celem jest wspólne doświadczenie i budowanie relacji.
Dobry partner odciąża agencję, zamiast dokładać jej pracy
Agencja eventowa powinna oczekiwać od obiektu motoryzacyjnego:
sprawnej i elastycznej infrastruktury,
wsparcia przy tworzeniu programu oraz harmonogramu,
jasno określonych zasad bezpieczeństwa,
szybkiej komunikacji przed wydarzeniem i podczas realizacji,
gotowości do współpracy z dostawcami i ekipą produkcyjną,
zaplecza, które pozwala skoordynować większość elementów w jednym miejscu.
Im więcej elementów można skoordynować w jednej lokalizacji, tym łatwiej kontrolować przebieg wydarzenia i zadbać o doświadczenie uczestników. Tor, sale, gastronomia, hotel, zaplecze techniczne i instruktorzy tworzą całość dopiero wtedy, gdy są podporządkowane jednemu dobrze przygotowanemu scenariuszowi.
Skontaktuj się z zespołem Autodromu Jastrząb. Opowiedz nam o założeniach projektu, a pomożemy przełożyć je na konkretny program wydarzenia.
